Productividad 101: Cómo usar el método getting things done (GTD)

Getting Things Done de David Allen es uno de los elementos básicos de la productividad personal y profesional. Así es como puedes usarlo.

¿Sientes que estás procesando múltiples tareas y proyectos en tu cabeza pero no los estás completando realmente? Cuando piensas mucho en tareas, proyectos y objetivos, se vuelve difícil para tu mente enfocarte en la productividad.

A través de la gestión sistemática de tareas, Getting Things Done (GTD) te ayuda a reducir el estrés mental. Obtenga más información sobre el método GTD, los procesos y cómo organizarse para realizar tareas de manera eficiente.

¿Qué es el método Getting Things Done (GTD)?

Los cinco pasos, a saber, Capturar, Aclarar, Organizar, Revisar e Involucrar, construyen el sistema GTD que hace que los profesionales o freelancers sean más productivos en el trabajo o en el hogar.

Tendrás que invertir algunas horas productivas en configurar el método GTD y sus herramientas. Sin embargo, una inversión tan pequeña de energía y tiempo dará sus frutos por el resto de su vida si la practica continuamente.

A medida que implemente el sistema GTD para cada tarea profesional o personal, comenzará a ver los siguientes beneficios:

1. Ahorrarás más tiempo y podrás lograr el equilibrio adecuado entre la vida personal y profesional.
2. Se volverá más eficiente y productivo a través de la administración de tareas. Por lo tanto, en última instancia, estarás libre de estrés mental.
3. Puede evitar causar daño al proyecto centrándose en tareas más significativas.
4. Te vuelves más creativo ya que tu mente no tiene que procesar datos innecesarios.

¿Cuándo debe adoptar el método GTD?

Prácticamente puedes aplicar el sistema GTD para completar cualquier tarea profesional o personal. Los freelancers y profesionales que se encargan de muchas tareas deben practicar GTD para mantenerse productivos. Los escenarios de la vida real que mejor se adaptan al sistema GTD son:

1. Temes que puedas olvidar las tareas pequeñas pero cruciales de cualquier proyecto.
2. No estás seguro de hacer un seguimiento de todas las cosas.
3. Desempeñas múltiples roles en tu vida profesional y personal.
4. Con frecuencia se encuentra iniciando varios proyectos, pero no puede completarlos a tiempo.
5. Nunca ha probado el enfoque Getting Things Done para administrar tareas.

Cómo funciona el método GTD

Paso uno: Captura

David Allen, el desarrollador del método GTD, hace hincapié en la captura de tareas e ideas por escrito o almacenar digitalmente para mantener la mente libre de estrés.

Por lo tanto, debe almacenar inmediatamente eventos, ideas, citas, tareas pendientes, tareas, subtareas, referencias de proyectos, etc., en su bandeja de entrada. Esta bandeja de entrada podría ser un sistema de archivo basado en papel o aplicaciones como Gmail, Yahoo Mail, Evernote, OneNote, etc.

Una bandeja de entrada es una representación visual de los elementos que debe cuidar regularmente en el trabajo o en el hogar. Es el primer paso hacia el flujo de trabajo de gestión del tiempo personal basado en GTD. Este paso requiere mucha energía y tiempo, ya que necesita pasar por extensos procesos de pensamiento para capturar todas las cosas pendientes e ideas en un solo lugar.

Puedes capturar de manera eficiente todas las tareas en tu bandeja de entrada de GTD usando aplicaciones de gestión del tiempo basadas en GTD como Trello, Asana, Notion, Evernote, nTask, ClickUp, etc.

Paso dos: Aclarar

Después de haber rellenado ideas y tareas en la bandeja de entrada de GTD, debe convertir estos elementos desordenados en pasos procesables. Siga la lista de verificación mencionada a continuación para todos los elementos de su bandeja de entrada:

1. Complete la tarea de inmediato si tarda menos de dos minutos.
2. Si el proyecto lo permite, busque oportunidades de delegación de tareas.
3. Coloque elementos de referencia como documentos, archivos, información de contacto, etc., en la sección de comentarios de una tarea específica.
4. Si necesita completar una tarea en el futuro, asigne una fecha de vencimiento.
5. Elimine cualquier elemento que sea irrelevante en un contexto personal o profesional.

Paso tres: Organizar

Para organizar las tareas, debe enumerarlas en la lista de tareas pendientes temporal para su posterior procesamiento en función de los siguientes elementos:

1. Calendario: Debes introducir citas en tu calendario. Puede comenzar a usar aplicaciones de calendario, ya que son más eficientes que los calendarios en papel.
2. Próximas acciones: Las tareas que no son aptas para ningún proyecto deben estar en la lista Acciones siguientes. Puede tener diferentes listas específicas del contexto, como tareas, personales, de trabajo, llamadas telefónicas, etc.
3. Proyectos: Debe organizar los proyectos en una lista independiente basada en los contextos. Asigne fechas límite específicas para cada tarea de un proyecto y revise la lista de proyectos diariamente.
4. Esperando: Si delega algunas tareas del proyecto a otras, debe mantener una lista de avisos para esas tareas.

Las listas de tareas pendientes y las aplicaciones de toma de notas como TickTick, Todoist, Firetask, Hitask, Evernote, etc., te ayudan a organizar y ver tus listas de tareas pendientes.

Paso cuatro: Participar

Para obtener sistemáticamente qué hacer a continuación en el paso Engage, utilice los cuatro criterios siguientes:

1. Contexto: Tendrás diferentes tareas relacionadas con el trabajo, la vida y los pasatiempos. Estos se conocen como contextos. Debe crear listas de tareas pendientes independientes para cada uno de estos contextos.
2. Tiempo disponible: Si tienes unos 15 minutos mientras conduces a tu destino, probablemente puedas detenerte en una tienda de comestibles para comprar los artículos que apareces en tu lista de compras.
3. Energía disponible: Programe tareas complejas para el momento en que tenga más energía. Deje las tareas simples para horas de bajo nivel de energía.
4. Prioridad: También puede identificar qué hacer a continuación en función de la prioridad de las tareas en una lista de tareas pendientes.

Las herramientas de gestión de tareas que siguen el método GTD le permitirán agregar vistas de tareas personalizadas con filtros. Estos filtros podrían ser una prioridad, fecha de vencimiento, cesionario, palabras clave, fecha de creación, etc. Tales aplicaciones también automatizan el método GTD a través de vistas como hoy, próximamente, ver siguiente, contextos a través de una etiqueta, etc.

Paso cinco: Revisión

La revisión de elementos GTD como entradas de calendario y listas de tareas pendientes mantiene su sistema GTD actualizado. En el método GTD, puede practicar revisiones semanales para obtener el mejor resultado. El paso de revisión le permite refinar sus flujos de trabajo de administración del tiempo e identificar los siguientes pasos.

Las herramientas de administración de tareas que podría estar usando para Hacer las cosas automatizan el paso de revisión. Aplicaciones como Infinity, Trello, Asana, Todoist, etc., vienen con plantillas de revisión de GTD incorporadas. Estas plantillas proporcionan todos los puntos de control que necesita pasar para una revisión semanal exitosa de su flujo de trabajo gtd para cualquier proyecto o tarea.

Las aplicaciones también le permiten personalizar estas plantillas de revisión para satisfacer las necesidades de su proyecto. Por ejemplo, puede crear una revisión bimensual en lugar de una revisión semanal. Puede crear comentarios de tareas o subtareas para determinar sus reflexiones semanales y centrarse en la próxima semana.

Sea más productivo con el sistema de hacer las cosas

El método GTD divide todo el proceso de administración de tareas en cinco sencillos pasos: Capturar, Aclarar, Organizar, Revisar y Participar. El sistema GTD y las herramientas para hacer las cosas te ayudan a utilizar la capacidad cerebral más en la finalización de tareas que los pensamientos improductivos.

Para una productividad óptima, sepa cómo elegir la mejor aplicación para la gestión de tareas mientras adopta regularmente el método GTD.