Más allá del problema de la optimización por sí solo, un proyecto de IA /RPA puede generar muchos (otros) efectos secundarios positivos a largo plazo.
La inteligencia artificial y la RPA (automatización robótica de procesos) se utilizan cada vez más para acelerar la transformación. Estas tecnologías permiten volver a colocar en el lugar que le corresponde a empleados que con demasiada frecuencia están inmersos en multitud de tareas a realizar inducidas por la multiplicación de las herramientas a utilizar, la complejidad de las acciones a realizar y la adquisición permanente de nuevas formas de trabajar.
Más allá del problema de la optimización por sí solo, un proyecto de IA /RPA puede generar muchos (otros) efectos secundarios positivos a largo plazo. Pero liderar (y mucho menos tener éxito) un proyecto de IA y RPA puede conllevar algunos riesgos.
1 – Asignar tareas elegibles
Potencialmente, y contrariamente a algunas ideas preconcebidas, RPA puede afectar a todos los oficios y todos los sectores de actividad. Dado que la organización tiene muchas herramientas, a veces envejecimiento, pilas de archivos de Excel o cálculos intermedios, tareas humanas repetitivas, volúmenes a procesar que varían con el tiempo, la automatización puede ser beneficiosa. Lo importante es dirigirse a las tareas que consumen mucho tiempo, aquellas para las que estas tecnologías aportarán valor a la organización.
RPA simplifica el viaje del empleado, confiando estas acciones al software. El requisito previo es adoptar un enfoque "lean" de los procesos, es decir, dividirlos en tareas para identificar aquellas que son inútiles, redundantes, desperdiciadas o que se pueden optimizar o incluso automatizar. Sin olvidar, por supuesto, priorizar las tareas así identificadas que se pueden procesar rápidamente, con el fin de lograr "victorias rápidas".
Tenga cuidado, el RPA no es la solución a todos los problemas, sino una herramienta adicional al servicio de los oficios.
2 – Definir los objetivos y los KPI esperados
El autómata puede preparar el trabajo del ser humano aguas arriba, acelerar los tratamientos y archivar el resultado aguas abajo. Trabaja directamente en el trabajo de manera coordinada con el empleado, o de forma asíncrona y centralizada. De este modo, el empleado puede centrarse en su negocio principal y en su poder de decisión: ahorra tiempo y valora sus acciones. Pero eso no es todo. El autómata comete menos errores que el humano y va más rápido en algunas acciones simples, luego ayuda a cumplir con los plazos, a veces evita la generación de disputas o incluso puede evitar sanciones. El software también puede ayudar a cumplir con los requisitos reglamentarios, que están en constante evolución.
Más allá de una ganancia cuantitativa, aporta una ganancia cualitativa a la organización, así como una calidad real del trabajo. Una vez establecidos los objetivos, queda por determinar el ROI, el retorno de la inversión del proyecto RPA. En el balance están los costes incurridos –el tiempo invertido por las empresas y el equipo técnico, así
como el coste de la concesión de licencias de las herramientas implementadas–, así como las ganancias en términos de tiempo liberado, reducción de posibles penalizaciones, reducción de riesgos, mejora del bienestar de los empleados a diario, etc. Se puede definir un espectro muy amplio de indicadores. Unos meses más tarde, se puede verificar el ROI para calcular la rentabilidad de la operación.
3 – Alinear los recursos con las ambiciones
El alcance definido depende de los problemas de la empresa y su presupuesto. La gama de escenarios es amplia y puede ir desde un simple autómata instalado en una estación de trabajo hasta una granja de cientos de autómatas. El tamaño del equipo del proyecto es de poca importancia, siempre y cuando sus miembros sean fuerzas impulsoras y se hayan detectado casos de uso elegibles para RPA, este tipo de proyecto puede resaltarlos más allá de su círculo natural.
Al probar la solución en un equipo pequeño, el objetivo es demostrarlo con el ejemplo haciendo que los primeros probadores sean embajadores de la herramienta con un panel ancho. Comenzar con un autómata simple también permite a la organización proyectarse mejor en la solución, a medio y largo plazo.
4 – Involucrar a los empleados
Un proyecto RPA es sobre todo un proyecto humano, que afectará a un gran número de personas dentro de la empresa. Es un proyecto de transformación radical, aunque su alcance sea limitado. Por lo tanto, los trabajadores afectados deben participar activamente. Puede haber reticencias: dado que la máquina sustituye en parte a los humanos, puede surgir el temor de ver volar parte de su trabajo. Por eso el apoyo es de vital importancia. Los equipos necesitan subir y bajar de escala para mantenerse al día con la transformación y no someterse a ella.
El software sigue siendo una herramienta al servicio del negocio, que los empleados aprenden a dominar gracias a un acompañamiento rítmico y adaptado al contexto.
Para hacer un plc, cuente de 2 semanas a 2 meses con un equipo experimentado en RPA. Gracias al apoyo en este tipo de proyectos, la experiencia de los equipos de negocio se forja en las primeras semanas. Mediante el uso de la herramienta, los empleados identifican excepciones, casos previamente no automatizados, que luego pueden ser procesados por el plc si es necesario. La idea es ajustar el plc iterativamente para que preste el mejor servicio posible dentro del límite del ROI establecido de antemano.
5 – Elegir el socio adecuado
Por último, pero no por ello menos importante, la elección del socio tecnológico es un paso decisivo. Es él quien acompaña a la empresa en la selección de una solución adaptada a sus problemas. Un acompañamiento que debe ser de extremo a extremo y en proximidad para asegurar el seguimiento en cada etapa del proyecto: aculturación a RPA, aparición de casos de uso, estudio de oportunidades, diseño, desarrollo, mantenimiento y soporte para el cambio.
Dado que cada campo tiene sus propias especificidades, una experiencia aguda del sector de actividad es un valor añadido serio. Más allá de la herramienta de RPA seleccionada, el valor añadido reside en el enfoque del socio y en su capacidad para responder y apoyar a los equipos de sus clientes.
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